Privacyverklaring

Je privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die we van jou ontvangen, verwerken we in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”), evenals deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt je meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

Wie verwerkt je gegevens?

Bedking Ergopolis is de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens:

• Bedking Ergopolis BV
• Leuvensesteenweg 338
• 3190 Boortmeerbeek
• 015 52 03 60
• Ondernemingsnummer: 0425.553.747

Voor sommige doeleinden verwerken wij je persoonsgegevens samen met andere verwerkingsverantwoordelijke(n). De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden opgenomen onder het desbetreffende doeleinde. In geval je vragen heeft over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je steeds contact opnemen met iedere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens verwerken we?

• - Klanten: persoonlijke identificatiegegevens (naam, facturatieadres, leveringsadres, telefoonnummer, e-mailadres, klantennummer), een aantal financiële gegevens (betaalmethode, bankrekeningnummer), je aankoopgeschiedenis en eventuele afspraken, berichten of vragen aan ons.
• - Leveranciers: persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer), overzicht van geleverde diensten en alle andere informatie die ons wordt verstrekt of die relevant is in het kader van onze samenwerking.
• - Websitebezoekers: persoonlijke identificatiegegevens (IP-adres, cookies), gegevens die u meegeeft bij het maken van een afspraak (naam, e-mailadres, telefoon, gewenste datum, gewenst advies en eventuele bijkomende vragen/opmerkingen) of gegevens die meegeeft in het contactformulier (naam, e-mailadres, telefoon en bericht).
• - Sociale media gebruikers: persoonlijke identificatiegegevens (naam), likes, opmerkingen en/of chats, geaggregeerde statistieken omtrent de activiteiten van bezoekers op onze bedrijfspagina en in het kader van evenementen kunnen wij ook afbeeldingen en/of video's nemen die wij vervolgens ook publiceren via communicaties, onze website en/of sociale mediakanalen.

Waarom hebben we je gegevens nodig?

• - Klantenbeheer: om bestellingen of aankopen van klanten en afspraken op een correcte manier af te handelen en op een vlotte manier met klanten te communiceren en vragen te beantwoorden. Ook bij eventuele retours kunnen we klanten zo beter verder helpen. Na een aankoop kunnen wij klanten ook contacteren om te peilen naar hun tevredenheid.
• - Marketing: om klanten op de hoogte te houden van onze aanbiedingen en de laatste trends of nieuwigheden via e-mail. We kunnen klanten ook uitnodigen voor onze events.
• - Evenementen: om je deelname te registeren en je de nodige informatie over het evenement te verstrekken, inclusief facturatie indien van toepassing. De foto’s en video’s die tijdens een evenement worden gemaakt, stellen ons in staat om over het evenement te communiceren via onze communicaties, website en sociale media.
• - Wedstrijden: om wedstrijden te organiseren, inclusief het selecteren van een winnaar, het uitreiken van een prijs etc.
• - Leveranciersbeheer: om overeenkomsten te sluiten met leveranciers en partners (waaronder het vergelijken van leveranciers, het aanvragen van offertes, etc.), te communiceren met leveranciers en partners, bestellingen te beheren en betalingen te organiseren.
• - Facturatie en boekhouding: om onze boekhouding te voeren, te voldoen aan onze boekhoudkundige verplichtingen (waaronder het opstellen van de jaarrekening) en onze producten, diensten en evenementen te factureren.
• - Opvolging van contactformulieren en (online) ingeplande afspraken: om berichten via het online contactformulier en gemaakte afspraken (via de website) op te volgen.
• - Optimalisatie van onze website: om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden.
• - Sociale media: om met jou te interageren via onze sociale media pagina’s (Facebook, Instagram, Tiktok en Twitter), om onze bedrijfspagina te beheren en te optimaliseren op basis van geaggregeerde statistieken en om je gerichte advertenties te tonen op basis van gegevens die het sociale mediaplatform van jou en andere gebruikers verkrijgt (bijv. bij het aanmaken van je profiel). Wij selecteren het doelpubliek enkel op basis van de vooropgestelde criteria van deze sociale mediaplatformen en hebben geen toegang tot je persoonsgegevens. Het desbetreffende sociale mediaplatform is medeverantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Wat betreft de uitoefening van de verschillende rechten verwijzen we naar de privacy instellingen van LinkedIn, Tiktok en Meta (Instagram en Facebook), zoals onder meer de mogelijkheid om je recht van bezwaar uit te oefenen.
• - Geschillenbeheer: om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

Op basis van welke rechtsgrond verwerken we je gegevens?

• - Klantenbeheer: het sluiten en de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent (art. 6, §1, (b) GDPR) en een gerechtvaardigd belang indien de verwerking verder gaat dan de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van tevredenheidsenquêtes (art. 6, §1, (f) GDPR).
• - Marketing: een gerechtvaardigd belang om onze producten en diensten te promoten bij onze klanten (art. 6, §1, (f) GDPR).
• - Evenementen: het sluiten en de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent (art. 6, §1, (b) GDPR) en een gerechtvaardigd belang voor het nemen en publiceren van foto’s en video’s gedurende het evenement (art. 6, §1, (f) GDPR). Wij zullen hieromtrent helder communiceren voorafgaand aan en tijdens het evenement, onder meer over hoe je bezwaar kan maken tegen het nemen van foto’s en video’s van jou.
• - Wedstrijden: het sluiten of het uitvoeren van de overeenkomst tot deelname aan de wedstrijd (art. 6, §1, (b) GDPR) en – voor zover de verwerking van je persoonsgegevens verder gaat dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst – het gerechtvaardigd belang om onze wedstrijden te organiseren.
• - Leveranciersbeheer: het sluiten en de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent (art. 6, §1, (b) GDPR).
• - Facturatie en boekhouding: een wettelijke verplichting (artikel 6, §1, (c) GDPR), zoals vervat in art. I.1 en III.82 WER en art. III.89 WER en art. III.90 WER, het KB WVV, artikel 3:1 WVV en art. 320 WIB.
• - Opvolging van contactformulieren en (online) ingeplande afspraken: op het gerechtvaardigd belang om correct uitvoering te geven aan berichten en ingeplande afspraken op te volgen (art. 6, §1, (f) GDPR).
• - Optimalisatie website: voor het plaatsen van essentiële en functionele cookies een gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden en te verbeteren (art. 6, §1, (f) GDPR) en voor het plaatsen van analytische, reclame- en sociale media cookies vragen we je toestemming (art. 6, §1, (a) GDPR).
• - Sociale media: een gerechtvaardigd belang om te reageren op je opmerkingen of vragen wanneer je met ons interrogeert, om onze bedrijfspagina te beheren en te optimaliseren voor wat betreft de statistieken en onze producten en diensten te promoten via sociale mediaplatformen voor wat betreft de advertenties (art. 6, lid 1, (f) GDPR).
• - Geschillenbeheer: een gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) GDPR).

Hoe verkrijgen we je gegevens?

We verkrijgen je persoonsgegevens rechtstreeks van jou bijvoorbeeld na een aankoop in onze winkel, na een bezoek aan onze website, via het contactformulier op de website, nadat je een (online) een afspraak hebt gemaakt, bij een deelname van events of wedstrijden, wanneer je reageert via onze sociale mediakanalen, wanneer wij contact opnemen met een leverancier en een bestelling plaatsen, etc.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

• - Voor ons klantenbeheer houden wij je persoonsgegevens bij tot 10 jaar na je laatste aankoop (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
• - Wij versturen marketing communicaties tot 10 jaar na je laatste aankoop. Je kan je uiteraard steeds vroeger uitschrijven via een opt-out die je kan terugvinden in elk van onze marketingcommunicaties.
• - Voor doeleinden van deze evenementen houden wij je persoonsgegevens tot 10 jaar bij na afloop van het evenement (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
• - Wat betreft het organiseren van wedstrijden, worden je gegevens na afloop van de wedstrijd verwijderd (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
• - Voor doeleinden van ons leveranciersbeheer houden wij je persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het beëindigen van de desbetreffende overeenkomst (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
• - Voor onze facturatie en boekhouding houden wij je persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het respectievelijke financiële boekjaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
• - Wat betreft de opvolging van contactformulieren en online ingeplande afspraken via de website, verwijderen wij je persoonsgegevens na opvolging van het contactformulier of na afloop van je gemaakte afspraak (plus een verificatieperiode van 1 jaar).
• - Wat betreft het plaatsen van cookies verschilt de vervaltermijn per cookie en kan je je cookievoorkeuren steeds wijzigen (voor meer informatie, zie Cookie policy).
• - Wat betreft jouw interacties via sociale media, kan je jouw persoonsgegevens te allen tijde inzien en verwijderen via onze sociale mediapagina’s. We hebben zelf geen toegang tot de gegevens die verwerkt voor de geaggregeerde statistieken en gerichte advertenties. Wat betreft de uitoefening van de verschillende rechten verwijzen we naar de privacy instellingen van LinkedIn, Tiktok en Meta (Instagram en Facebook), zoals onder meer de mogelijkheid om jouw recht van bezwaar uit te oefenen.
• - Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij jouw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Met wie delen we je gegevens?

Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend indien nodig met derde partijen met wie wij samenwerken:

• Banken;
• IT en softwareproviders;
• Aanbieders van marketing tools;
• Aanbieders van cookies;
• Partijen met wie we samenwerken in het kader van een specifiek event;
• Accountant en overheidsinstanties in het kader van de boekhouding; en
• Gerechtelijke instanties en politiediensten, overheidsinstanties, gerechtsdeurwaarders, externe juridische adviseurs en incassobureaus in geval van een geschil.

Hoe worden mijn gegevens beveiligd?

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen en je gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven je persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat je gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Welke rechten heb je in het kader van gegevensbescherming

Je kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang tot of rectificatie van je persoonsgegevens;
• een verzoek om wissing van je persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking van je persoonsgegevens;
• een verzoek tot overdracht van je gegevens;
• het intrekken van je toestemming;
• een bezwaar tegen de verwerking van je gegevens; en
• een klacht als je van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Je kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Indien je voornoemde rechten wenst uit te oefenen, kunnen wij je vragen je verzoek te verantwoorden en/of ons een identiteitsbewijs te bezorgen, bijvoorbeeld door een kopie van de voorkant van je identiteitskaart te vragen. Je kan ons hiervoor steeds contacteren via de onderstaande kanalen:

• via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
• via e-mail: info@bedking.be
• via telefoon: 015 52 03 60

Indien je onze marketing communicaties niet langer wenst te ontvangen en de verwerking van je gegevens voor dat doel wenst stop te zetten, kan je altijd gebruik maken van de opt-out mogelijkheid onderaan elke communicatie. Zodra je je uitschrijft, ontvang je deze communicaties niet meer.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens het gerechtvaardigd belang is, kan je ons meer informatie vragen over de afwegingstoets die wij in dat kader hebben uitgevoerd.

Wat betreft de uitoefening van je rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens via onze bedrijfspagina op sociale media, verwijzen we naar de privacy instellingen van LinkedIn, Tiktok en Meta, zoals onder meer de mogelijkheid om uw recht van bezwaar uit te oefenen.

Waar kan ik de laatste versie van de privacyverklaring terugvinden?

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via onze website heb je steeds toegang tot de meest actuele versie. Belangrijke wijzigingen in verband met de verwerking van persoonsgegevens zullen we proactief meegeven (bijv. via e-mail).